■一、插入批注　　1.文字批注

　　批注是间接显示在文档中的信息。其他用户只要打开文档，就能看到批注人的姓名和批文，甚至听到他的声音。插入文字批注的操作过程是：

　　第1步：选中需要做出批注的文字，或将光标放在需要进行批注的地方。

　　第2步：单击Word 2000“插入”选单下的“批注”命令，当前窗口下方就会增加一个批注输入窗口（图1），并自动插入批注者的姓名（即系统的当前用户名）和批注的序号。

图1

　　第4步：按上述步骤循环往复，就可以将所有批注插入文档。单击批注输入窗口中的“关闭”按钮，按常规方法保存文档即可。

　　2.声音批注

　　插入声音批注的第1、2步操作与文字批注相同，其余操作过程是：

　　第3步：单击批注输入窗口（图1）中的“磁带”图标，弹出“录音机”（图2）。单击“录音”按钮，对着话筒说出您的批注。如果情况正常，“录音机”窗口会有声音波形跳动。

图2

　　第5步：按上面介绍的方法重复操作，就可以输入多条声音批注。全部完成后单击批注输入窗口中的“关闭”按钮，按常规方法保存文档即可（注意：此时由于文档嵌入了声音，它的体积会大大增加）。

■二、查看批注　　含有批注的文档被打开以后，批注位置、批注人姓名和序号用黄颜色标出。将光标指向某个批注，如果它是文字批注，会立刻弹出浅黄色的文字框显示具体内容。如果光标指向的是声音批注，则文字框内只显示批注人的姓名。您可以用鼠标右击批注，选中快捷选单中的“编辑批注”打开窗口。然后双击批注窗口中的喇叭图标，电脑音箱即可将声音批注播放出来。

　　需要说明的是：文档中显示的批注者姓名和批注序号只显示不打印。无须保留的批注者姓名和序号，可以将其选中按Del键删除。另外，将光标放在编辑与批注窗口之间的分隔线上，待光标变成双向光标以后，您可以随意调整两个窗口的大小。

■三、修订　　1.插入修订

　　修订是用户对文档做出的直接修改。它与常规编辑方法做出的修改不同，您不仅能够看出何处做出了修改，还能接受或拒绝这些修改，大大提高了多人编辑文档时的效率。插入修订的操作过程是：

图3

　　第2步：单击Word 2000“工具”、“修订”子选单下的“突出显示修订”打开对话框（图3），根据实际需要选中其中的选项（建议全部选中），还可以单击“选项”按钮打开对话框，改变修订的标记方式（如去掉修订文字的下划线）。

图4

　　2.编辑修订

　　编辑修订就是对修订做出接受或拒绝的决定，具体操作方法是：

　　用鼠标右键单击文档中的修订文字，根据需要选择“接受修订”或“拒绝修订”命令（见图４）。前者可去掉文字的修订标记（颜色和下划线），成为文档的一部分；后者可直接将文字从文档中删除，不会留下任何修订过的痕迹。