Word认为有问题的地方,就在文字的下面加一些红色和绿色的曲线，按F7键，Word就开始自动检查文档了。

　　打开“工具”菜单，单击“拼写和语法”命令，同样可以打开“拼写和语法”对话框进行检查(图1)。

图1

　　Word 只能查出文档中一部分比较简单或者低级的错误，一些逻辑上和语气的错误还要自己去检查。

　　Word在进行校对时对某些词提出修改意见，下面的提示框中显示出建议修改成的单词，选中正确的单词，单击“更改”按钮，就可以将Word认为错误的单击替换为它提供的词了。

　　如果不喜欢利用对话框来进行拼写和语法检查，也可以这样：在文档中下面有错误标记的文字中单击右键，弹出菜单(图2)，可以看到错误的原因以及Word的提示，同样选择相应的选项就可以了。　　图2

　　在我们对文档进行了校对时，如果选择了“忽略”，那么下次校对时Word将不会对这些地方提出疑问，如果想让Word对文档的所有可能错误再重新来一遍，就必需这么做：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，在弹出的对话框中单击“拼写和语法”选项卡，单击“重新检查文档”按钮，单击“是”就可以了。

第二节　语言的设置

　　一般安装后的Word默认的语言设置是中文和英文，现在Word 2000还有自动测定语言的功能，可以自己来设置文字的语言：选取文字，打开“工具”菜单，单击“语言”选项，单击“设置语言”命令，打开“语言设置”对话框(图3)，可以把选择的文字标记为相应的语种(图4)；不过一般情况下使用Word的自动测定语言功能就可以了。

图3　　　　　　　　　　　　　　　　图4

　　Word2000还提供了一个中文简繁体转换的功能：单击“常用”工具栏上的这个“中文简繁转换”按钮的下拉箭头，从弹出的菜单中选择“转换为繁体中文”命令，这个文档就转换成繁体的了(图5)。

图5

　　在进行中英文互译时，可以用Word中提供的词典：打开“工具”菜单，单击“语言”项，单击“词典”命令(见图6)，打开词典，在“查阅”输入框中输入要查看的词，右边的“替换为所译内容”输入框中显示的就是Word在词典中找到的相应的词，单击“插入”按钮就可以把翻译的结果直接插入到文档中了。

图6

　　同义词库：先选中要查看同义词的单词，打开“工具”菜单，单击“语言”项，单击“同义词库”命令，打开“同义词库”对话框，在这里就出现了所选单词的同义词了，单击“替换”按钮可以把当前选中的词替换为“替换为同义词”输入框中的文字了(图7)。

图7

第三节　批注和修订

　　添加和使用批注：

　　选中文字，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，在界面中出现了批注窗口，单击“选项”按钮，设置“修订”后确定，同时批注中可以显示这是谁的批注，输入修改意见，单击“关闭”按钮(图8)，刚才选中的部分已经是黄色的底色了，这样在翻阅文档时容易看到，把鼠标放到这里，过一会儿就会出现批注的内容了。

图8　

　　打开“视图”菜单，单击“批注”命令，就会出现“批注”窗口，就可以修改批注了；单击“关闭”按钮关闭批注窗口；在文档中插入批注的文字中间单击右键，从菜单中选择“删除批注”命令，就可以把插入的批注删除了。

　　单击刚才菜单中的“编辑批注”命令可以打开批注窗口。

　　使用修订：

　　打开“工具”菜单，单击“修订”选项，单击“突出显示修订”命令(图9)，选中对话框中“编辑时标记修订”前的复选框(图10)，单击“确定”按钮。

图9　　　　　　　　　　　　　　图10

　　此时用Delete键删除文字，它们就变成了蓝色带删除线的样子，这就表示已经被删除了；输入文字，可以看到输入的文字和一般的文字不一样，这就表示新添加的文字，把鼠标移动到这些文字上面，可以看到是谁进行的修改，是删除还是插入的。

　　如果觉得修改地很好，直接在修订处单击右键，从快捷菜单中选择“接受修订”命令就可以(如图11)，这样比批注要方便。 图11

　　批注和修订各有各的作用，如果把这两种方法结合起来，综合使用，改稿就更方便。

第四节　使用审阅

　　Word中有一个“审阅”工具栏(图12)，在这里可以插入和删除批注、接受和拒绝修订、突出显示文本、保存文档版本等。

图12

　　选中文字，单击“插入批注”按钮，可以在选中的文字中插入批注。

　　“编辑批注”按钮可以打开/关闭批注窗口。

　　“前一批注”和“下一批注”按钮可以快速定位查找批注。

　　“删除批注”按钮则可以删除批注。

　　双击状态栏中的“修订”，可以快速切换文档的修订状态。

　　“审阅”工具栏中的“修订”按钮同样切换编辑时是否标记修订。

　　“前一处修订”和“下一处修订”按钮可以快速定位修订的位置。

　　“接受修订”和“拒绝修订”按钮接受和拒绝修订。

　　“保存版本”按钮则可以保存当前文档的版本。

第五节　版本保存和文档比较

　　保存版本

　　有时希望能够将修改前后的稿件的进行对比，此时可以使用“版本”来实现这一目的。在写一个文档时，总是会做一些改动，如果不希望所做的修改将最原始稿覆盖掉，就可以使用版本来做。

　　打开“文件”菜单，单击“版本”命令(图13)，打开“版本”对话框，单击“现在保存”按钮，输入版本信息，单击“确定”按钮，就可以把当前状态的文档保存一个版本(图14、图15)。

图13

图14

图15

　　当我们对文档做了较大的改动以后可以再保存一个版本，现在再打开“版本”对话框，就可以打开以前保存的版本进行查看了。

　　文档的比较

　　有时可能会需要对两个文档进行比较，以知道文档到底在哪些地方不一样，这时我们就可以使用Word提供的“比较文档”功能来做：打开“工具”菜单，单击“修订”选项，单击“比较文档”命令，从文件列表中选择要比较的文档，单击“打开”按钮，Word就会自动进行两个文档的比较了。而且把当前的文档与所比较文档的不同之处也都以修订的形式显示了出来。

第六节　字数统计和编写摘要

字数统计的使用

　　Word有一个“字数统计”功能，可以统计整个文档或文档的一部分的字数。

　　打开“工具”菜单，单击“字数统计”命令，Word就会自动统计出我们文档中字数的信息；单击“关闭”按钮(图18)。

　　选中要统计字数的文字，打开“工具”菜单，单击“字数统计”命令，统计出来的就是选中的文字的数量了(图19)。

图18　　　　　　　　　　　　　　　　　图19

自动编写摘要

　　可以用“自动编写摘要”功能来实现对文档的快速查阅：打开“工具”菜单，单击“自动编写摘要”命令，选择摘要类型和在文档中所占的百分比，单击“确定”按钮，Word就会自动从文档中找到合适的摘要语句并着重显示出来(图20)。

　　界面中出现了一个“自动编写摘要”工具栏(图21)，单击上面的“关闭”按钮，就可以退出自动编写摘要状态了。

图20

图21